🇬🇧 Automatisation des systèmes
pour Agences Immobilières UK

Ce qu'on automatise

• Réservation en self-service synchronisée avec les agendas des négociateurs et la dispo du vendeur
• Rappels SMS/email avant la visite (T-24h et T-2h)
• Collecte automatique du feedback après la visite + résumé envoyé au vendeur

Outils recommandés

Workflow étape par étape

1. Le bien publié génère un lien de réservation unique (Cal.com event type par propriété) ; les créneaux interrogent l'agenda du négociateur en temps réel.
2. L'acheteur réserve → un événement calendrier est créé + une fiche « viewing » dans le CRM.
3. Un scénario d'automatisation programme deux rappels (SMS T-24h, SMS T-2h) via Twilio.
4. 30 min après l'heure de fin, un formulaire de feedback (1 question + note) est envoyé au visiteur.
5. La réponse déclenche un email récapitulatif au vendeur (« 1 visite aujourd'hui, retour positif, prochaine étape… »).

Ce qu'on automatise

• Vérification AML / identité (anti-blanchiment) obligatoire avant transaction
• Right to Rent checks pour le lettings
• Génération + e-signature des documents (Terms of Business, AST, Memorandum of Sale)
• Tenant referencing automatisé

Outils recommandés (UK)

Workflow étape par étape

1. Nouveau client (acheteur/vendeur/locataire) créé dans le CRM → déclenche l'envoi d'un lien de vérification ID/AML (Credas/Thirdfort).
2. Le client fait le check sur son mobile (selfie + document) → le statut « vérifié » revient en webhook dans le CRM.
3. Une fois vérifié, le système pré-remplit le document juridique à partir des champs CRM (nom, adresse, bien, montant).
4. Document envoyé en e-signature (DocuSign) ; à signature, le PDF est rangé automatiquement dans le dossier du bien (Google Drive/SharePoint).
5. Pour le lettings : déclenchement parallèle du tenant referencing et du Right to Rent check.

Ce qu'on automatise

• Rappels de loyer et relances d'impayés
• Cycle de renouvellement de bail déclenché avant échéance
• Tickets de maintenance : signalement locataire → dispatch contractor → suivi
• Rappels de conformité : Gas Safety, EPC, EICR avant expiration

Outils recommandés

Workflow étape par étape

1. Chaque bail a une date de début, fin, montant et certificats (Gas/EPC/EICR) stockés en base avec leur date d'expiration.
2. Un scénario quotidien (cron) scanne les dates : loyer dû dans 3 jours, bail à renouveler dans 60 jours, certificat expirant dans 30 jours.
3. Chaque déclencheur envoie l'action appropriée : rappel locataire, lancement procédure de renouvellement, ou commande de l'inspection certificat.
4. Maintenance : le locataire signale via Fixflo → ticket créé → contractor notifié automatiquement + locataire et propriétaire tenus informés du statut.
5. Loyer impayé J+1 → séquence de relance graduée (rappel doux → ferme → escalade gestionnaire).

Ce qu'on automatise

• Demandes de valuation → confirmation auto + préparation du dossier de comparables
• Vendor reports hebdomadaires (vues du listing, viewings, feedback)
• Prospection : alertes sur biens expirés/retirés des portails

Outils recommandés

Workflow étape par étape

1. Demande de valuation reçue → email/SMS de confirmation immédiat + créneau proposé au négociateur.
2. En parallèle, le système collecte les comparables (ventes récentes du secteur via Land Registry / portails) et prépare un dossier.
3. Une fois le bien listé : chaque semaine, un scénario agrège les stats (vues, clics, viewings, feedbacks) du portail/CRM.
4. La Claude API rédige un vendor report en langage clair à partir de ces chiffres, mis en page en PDF.
5. Le rapport part automatiquement au vendeur + alerte le négociateur si l'intérêt baisse (recommander une baisse de prix).

Ce qu'on automatise

• Génération automatique des descriptions d'annonces (IA à partir des caractéristiques)
• Posts sociaux « Just Listed » / « Just Sold » dès qu'un bien change de statut
• Newsletters ciblées par profil acheteur

Outils recommandés

Workflow étape par étape

1. Nouveau bien saisi (chambres, surface, secteur, atouts) → la Claude API génère la description d'annonce optimisée portail.
2. Une image sociale est générée automatiquement (Bannerbear/Canva) avec photo + prix + badge « Just Listed ».
3. Le post est programmé sur Instagram/Facebook/LinkedIn via Buffer (ou en attente de validation humaine).
4. Au statut « Sold », même mécanique avec le visuel « Just Sold » (preuve sociale = nouveaux vendeurs).
5. Les acheteurs sont segmentés par critères ; une newsletter ne pousse que les biens correspondant à leur recherche.

Ce qu'on automatise

• Dashboard unifié (leads, pipeline, revenus, perf par négociateur)
• Calcul et facturation des commissions
• Réconciliation des paiements (lettings)

Outils recommandés

Workflow étape par étape

1. Les données du CRM, des portails et de l'outil comptable sont synchronisées dans une base centrale (Airtable/Postgres) chaque nuit.
2. Un dashboard live (Looker Studio) affiche KPI clés : nb de mandats, pipeline £, taux de conversion, perf par agent.
3. À chaque vente/location conclue, la commission est calculée automatiquement selon les règles de l'agence.
4. Une facture est générée dans Xero/QuickBooks et envoyée.
5. Les paiements entrants (GoCardless/Stripe) sont rapprochés automatiquement avec les loyers/factures attendus ; les écarts sont signalés.

3 niveaux selon ton positionnement

Le « cerveau » de chaque automatisation

• Déclencheurs (triggers) : webhook portail/CRM, formulaire, ou cron horaire/quotidien.
• Orchestrateur : Make / n8n qui relie les services entre eux (le moins de code possible).
• Couche IA : Claude API pour rédiger descriptions, rapports, réponses et qualifier le texte.
• Stockage : une base centrale (Airtable au début, Postgres ensuite) = source de vérité.
• Notifications : Twilio (SMS), WhatsApp Business, email (Brevo/SendGrid).
• Signature & docs : DocuSign + Google Drive/SharePoint pour l'archivage.